Hội nghị được tổ chức trực tiếp tại Học viện với sự tham gia PGS.TS. Trần Quang Tiến, các thành viên Ban Giám đốc, thành viên Ban quản trị ISO và lãnh đạo các đơn vị thuộc Học viện.

Về phía tổ chức chứng nhận quốc tế BVQA có sự tham gia của các thành viên Ban ISO do ông Nguyễn Thế Hiển là trưởng đoàn.

Bộ tiêu chuẩn ISO 9000 ra đời năm 1987 đến nay đã được soát xét 02 lần vào năm 1994 và năm 2000. Hiện nay phiên bản mới nhất là Bộ tiêu chuẩn ISO 9000:2000.Từ năm 1987 đến nay, Bộ ISO 9000 đã được cả thế giới công nhận và áp dụng rộng rãi trong đó có Việt Nam. ISO là viết tắt của Tổ chức Tiêu chuẩn hóa Quốc tế, một tổ chức tạo ra hệ thống quản lý chất lượng cho các công ty. ISO 9001 là một bộ tiêu chuẩn áp dụng cho bất kỳ ngành nào và được kiểm tra bằng cách thực hiện cả đánh giá bên ngoài và nội bộ để xem liệu các công ty ứng viên có đáp ứng các yêu cầu hay không.

Quy trình ISO là một loạt các hoạt động được diễn ra theo đúng trình tự và phải đảm bảo tuân thủ theo những tiêu chuẩn ISO. Nói một cách chuẩn xác hơn thì tất cả các hoạt động này sẽ được diễn ra theo đúng một thứ tự nhất định, phải có hành động này diễn ra thì hành động sau mới được tiến hành. Việc áp dụng tiêu chuẩn ISO trong các trường đại học không chỉ giúp tạo ra sự nhất quán mà còn giúp các đơn vị này có được quy trình, hệ thống chuẩn để áp dụng và duy trì theo.

Đoàn đánh giá thuộc tổ chức Quốc tế BVQA làm việc với Học viện Phụ nữ Việt Nam nhằm xác định sự phù hợp của một phần hay toàn bộ hệ thống quản lý của tổ chức với chuẩn mực ISO. Đánh giá, xác định khả năng của hệ thống quản lý nhằm đảm bảo tổ chức đáp ứng các yêu cầu luật định chế định. Xác định hiệu lực của hệ thống quản lý để đảm bảo Học viện có thể đạt được các mục tiêu đã xác định. Xác định (nếu có) các cơ hội cải tiến tại các khu vực của hệ thống ISO tại Học viện. 

Phát biểu khai mạc hội nghị, PGS.TS. Trần Quang Tiến khẳng định: Trong bối cảnh hiện nay nhà trường cũng phải coi người học chính là khách hàng của mình. Đào tạo dù là một dịch vụ đặc biệt nhưng cũng cần hướng đến việc đáp ứng và thỏa mãn nhu cầu của khách hàng làm hài lòng khách hàng. Tiêu chuẩn ISO không chỉ áp dụng trong sản xuất mà còn rất hiệu quả trong lĩnh vực dịch vụ. Mục tiêu của hội nghị là đánh giá toàn diện việc duy trì và triển khai hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015. Đây là một trong những hoạt động thường niên của Học viện nhằm cải tiến và nâng cao hiệu quả quản lý, đáp ứng yêu cầu của công tác giáo dục và đào tạo trong bối cảnh hội nhập và chuyển đổi số.  

Hội nghị diễn ra với hai nội dung chính: Đóng góp ý kiến cho Dự thảo Quy chế hoạt động của Ban ISO; Đánh giá nội bộ việc triển khai Bộ quy trình ISO tại Học viện.

Trong phần thảo luận về Dự thảo Quy chế, đồng chí Trần Quang Tiến đã yêu cầu Phòng Khảo thí và Bảo đảm chất lượng trình bày cơ sở ban hành Quy chế, đồng thời lưu ý rằng Quy chế cần quy định rõ trách nhiệm của các đơn vị trong việc xây dựng, báo cáo và đánh giá hoạt động. Đặc biệt, Giám đốc nhấn mạnh rằng đánh giá là cơ sở quan trọng để cải tiến hệ thống quản lý chất lượng.

Đồng chí Nguyễn Minh Phương, Trưởng phòng Khảo thí và Bảo đảm chất lượng đã trình bày các nội dung chính của Dự thảo Quy chế. Bản dự thảo này được xây dựng dựa trên các quy định pháp luật hiện hành và có tham khảo từ quy chế của các trường đại học khác. Đáng chú ý, quy chế đề xuất việc họp Ban ISO định kỳ hàng quý để đảm bảo tính liên tục trong công tác giám sát và cải tiến hệ thống quản lý chất lượng.

Các đại biểu tham dự hội nghị đã thảo luận sôi nổi về các nội dung như: cơ chế giám sát chéo giữa các đơn vị nhằm tăng cường tính tuân thủ và cải tiến hệ thống quản lý chất lượng; Vấn đề kiện toàn đội ngũ ban ISO của Học viện nhằm đảm bảo cơ cấu thành viên phù hợp và hiệu quả.

Phần hai của hội nghị tập trung vào việc đánh giá nội bộ các quy trình ISO tại Học viện. Đồng chí Trần Quang Tiến nhấn mạnh rằng báo cáo đánh giá nội bộ cần rõ ràng, ngắn gọn và tập trung vào tính tuân thủ quy trình, đặc biệt cần lưu ý việc phản ánh chính xác mức độ tuân thủ, vi phạm và các vấn đề cần cải tiến.

Phòng Khảo thí và Bảo đảm chất lượng đã thực hiện đánh giá nội bộ và trình bày báo cáo về việc thực hiện Bộ quy trình ISO tại Học viện. Một số quy trình được đề xuất hủy bỏ hoặc sửa đổi để phù hợp với thực tế công việc. Đồng thời, các vấn đề về vi phạm thời gian, quy trình và sự phối hợp giữa các đơn vị cũng được phân tích kỹ lưỡng.

Đáng chú ý, trong quá trình thảo luận, các đại biểu cũng đề xuất việc sửa đổi quy trình để phù hợp hơn với tình hình thực tế tại Học viện. Ví dụ, một số quy trình có thể được giản lược hoặc điều chỉnh thời gian thực hiện để giảm thiểu vi phạm và tăng cường tính hiệu quả. Ban Giám đốc Học viện cũng nêu ý kiến đề xuất rà soát lại các quy trình có vấn đề, đặc biệt là những quy trình có nhiều vi phạm, để có biện pháp sửa đổi kịp thời.

Cơ chế cải tiến là một trong những yếu tố được nhấn mạnh trong hội nghị. Nếu hệ thống ISO không được áp dụng theo chu trình PDCA (Plan-Do-Check-Act), việc cải tiến sẽ khó được thực hiện hiệu quả. Ban ISO đã thảo luận và thống nhất rằng các quy trình cần được cải tiến dựa trên đánh giá nội bộ và các khuyến nghị của cơ quan chứng nhận bên ngoài. Việc sửa đổi các quy trình không chỉ giúp đảm bảo tính tuân thủ mà còn cải thiện chất lượng hoạt động của Học viện.

Cơ chế giám sát cũng được đề xuất cải tiến. Ban ISO sẽ phân công giám sát chéo giữa các đơn vị để đảm bảo tính minh bạch và tuân thủ quy trình. Các đơn vị đầu mối sẽ chịu trách nhiệm giám sát việc thực hiện quy trình của các đơn vị khác, từ đó đưa ra các giải pháp cải tiến kịp thời.

Hội nghị đánh giá và duy trì chứng nhận ISO năm 2024 của Học viện Phụ nữ Việt Nam đã kết thúc thành công với nhiều ý kiến đóng góp quan trọng. Những đóng góp này không chỉ giúp cải thiện chất lượng công tác quản lý tại Học viện mà còn là cơ sở để nâng cao hiệu quả hoạt động của các đơn vị trong thời gian tới.

Giám đốc Trần Quang Tiến kết luận: Học viện cần tiếp tục duy trì và cải tiến hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO, đảm bảo tính hiệu quả và đáp ứng được yêu cầu của giáo dục hiện đại. Đồng thời, các đơn vị cần khẩn trương hoàn thiện các quy trình còn thiếu sót và thực hiện nghiêm túc việc giám sát, đánh giá để hệ thống ISO thực sự phát huy tác dụng trong công tác quản lý của Học viện.

Ông Nguyễn Thế Hiển – Trưởng đoàn đánh giá thuộc tổ chức chứng nhận quốc tế BVQA

Sau phần giới thiệu về thủ tục đánh giá, đoàn đánh giá đã dùng phương pháp đánh giá chọn mẫu, ngoài làm việc với Ban Giám đốc, đoàn đã lựa chọn làm việc với Viện Nghiên cứu phụ nữ, phòng Khảo thí và Bảo đảm chất lượng, phòng Đào tạo, phòng Tổ chức hành chính, phòng Công tác sinh viên, phòng Hợp tác quốc tế và Quản lý khoa học, Trung tâm Bồi dưỡng cán bộ, Trung tâm nâng cao năng lực phụ nữ. Tại các đơn vị, thành viên đoàn đánh giá đã trao đổi nhằm đánh giá lại việc áp dụng quy trình làm việc chuẩn ISO qua phỏng vấn và dựa trên hồ sơ minh chứng hoạt động.

Đoàn đánh giá làm viêc với các đơn vị thuộc Học viện

Tại buổi họp tổng kết, đoàn đánh giá đã đánh giá Học viện có những điểm mạnh như hệ thống quản lý chất lượng đã được xây dựng, áp dụng tại Học viện trong phạm vi chức năng, nhiệm vụ; lãnh đạo Học viện cam kết cao trong việc áp dụng và duy trì hệ thống; viên chức, người lao động có ý thức trong vệc áp dụng các yêu cầu quản lý và yêu cầu của các bên có liên quan. Bên cạnh đó, đoàn đánh giá cũng ghi nhận sự chuyển biến mạnh mẽ về ứng dụng chuyển đổi số trong quá trình quản lý công việc tại Học viện. Đoàn đánh giá khẳng định hệ thống quản lý chất lượng ISO của Học viện tiếp tục được áp dụng đúng quy chuẩn theo yêu cầu sau khi được cấp giấy chứng nhận ISO vào năm 2019. Đoàn cũng đưa ra một số khuyến nghị nhằm cải tiến quy trình đem lại hiệu quả công việc cao nhất cho Học viện trong thời gian tới.