English
TRƯỞNG PHÒNG: THS. TRẦN THỊ VÂN OANH
Email: vanoanh@vwa.edu.vn
PHÓ TRƯỞNG PHÒNG: THS. NGUYỄN THỊ PHƯƠNG
Email:nguyenthiphuong@vwa.edu.vn
PHÓ TRƯỞNG PHÒNG: THS. NGUYỄN VĂN TÒNG
Email: tongnv@vwa.edu.vn
Email Phòng TCHC: phongtchc@vwa.edu.vn
Chức năng, nhiệm vụ của Phòng Tổ chức Hành chính (theo Nghị quyết số 04/NQ-HĐHV ngày 20 tháng 11 năm 2021 của Hội đồng Học viện Phụ nữ Việt Nam)
Phòng Tổ chức Hành chính có chức năng tham mưu cho Giám đốc Học viện, Hội đồng Học viện thực hiện công tác tổ chức, nhân sự; công tác tổng hợp; quản trị, hành chính, văn thư lưu trữ và phục vụ; thi đua khen thưởng và kỷ luật; công tác bảo vệ chính trị nội bộ; công tác thanh tra, pháp chế; thực hiện chế độ, chính sách đối với công chức, viên chức và người lao động; quản lý, khai thác có hiệu quả cơ sở vật chất, tài sản cố định; quản lý đất đai và văn phòng làm việc, ký túc xá; tổ chức công tác phòng cháy chữa cháy và các loại hình dịch vụ nhằm tạo nguồn thu cho Học viện.
Các nhiệm vụ chủ yếu bao gồm:
1. Công tác tổ chức, nhân sự
- Nghiên cứu, tham mưu điều chỉnh quy chế tổ chức hoạt động của Học viện; Nghiên cứu, tham mưu điều chỉnh: bộ máy tổ chức; quy định chức năng, nhiệm vụ của các đơn vị.
- Nghiên cứu tham mưu phê duyệt Đề án vị trí việc làm, các Bản mô tả công việc cho từng vị trí việc làm trong Học viện.
- Tổ chức công tác tuyển dụng, tiếp nhận, bố trí sắp xếp, điều động, luân chuyển viên chức, người lao động; tổ chức ký hợp đồng làm việc, hợp đồng lao động gắn với Bản Mô tả công việc của vị trí việc làm.
- Tham mưu xây dựng, bổ sung quy hoạch đội ngũ cán bộ quản lý, lãnh đạo; tổ chức quy trình bổ nhiệm, bổ nhiệm lại, miễn nhiệm viên chức quản lý, lãnh đạo.
- Tham mưu kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng đội ngũ viên chức, người lao động của Học viện.
- Quản lý, cập nhật, bổ sung hồ sơ, lý lịch, bảo hiểm xã hội của viên chức và người lao động.
- Hướng dẫn, tổ chức thực hiện, giám sát và tổng hợp kết quả đánh giá viên chức, người lao động theo định kỳ và đột xuất.
- Đề xuất thành lập, kiện toàn các hội đồng tư vấn: hội đồng tuyển dụng, Hội đồng lương, Hội đồng thi đua, khen thưởng, Hội đồng kỷ luật viên chức, Hội đồng xét thăng hạng ngạch viên chức…
- Đề xuất, thực hiện chế độ chính sách cho công chức, viên chức, người lao động như: nâng lương, chuyển xếp ngạch, nâng ngạch, nghỉ hưu, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, độc hại, nghỉ ốm, thai sản và phụ cấp khác theo qui định của Nhà nước.
- Tổ chức xây dựng các văn bản quy định, quy trình về tổ chức, nhân sự, thi đua khen thưởng, chế độ chính sách, quy chế làm việc…
- Thống kê và báo cáo về công tác tổ chức, nhân sự theo định kỳ và đột xuất.
- Thực hiện công tác bảo vệ chính trị nội bộ theo quy định; đầu mối phối hợp với các đơn vị cá nhân có liên quan trong xử lý các vấn đề liên quan đến truyền thông, báo chí.
2. Công tác hành chính, tổng hợp
- Tổ chức xây dựng xây dựng chiến lược phát triển Học viện, kế hoạch chiến lược, các kế hoạch dài hạn, trung hạn và ngắn hạn, lịch công tác tuần của Học viện; kế hoạch công tác của lãnh đạo Học viện.
- Tham mưu giao nhiệm vụ đối với các công việc chung, công việc phát sinh; tham mưu phân bổ, điều chỉnh các chỉ tiêu, KPIs hàng năm cho các đơn vị.
- Tổ chức ghi chép, xây dựng biên bản các cuộc họp giao ban của Ban Giám đốc, giao ban cán bộ chủ chốt và các cuộc họp cấp Học viện cho các lĩnh vực được giao đầu mối.
- Tổ chức giám sát, đốc thúc tiến độ các hoạt động theo kế hoạch chuyên môn năm của Học viện, các kế hoạch đột xuất do lãnh đạo Học viện phê duyệt.
- Thực hiện công tác tổng hợp; xây dựng các loại báo cáo định kỳ và đột xuất của Học viện; thông báo kết luận của Ban Giám đốc và các cuộc họp cấp Học viện.
- Thực hiện các công việc hành chính, văn thư; tiếp nhận, phân loại văn bản đi và đến; tham mưu cho Ban Giám đốc xử lý các văn bản hành chính; quản lý con dấu, chữ ký theo quy định; cấp giấy công tác, giấy giới thiệu, giấy chứng nhận và các giấy xác nhận cho cán bộ công chức viên chức; sao lục các văn bản do Học viện ban hành và văn bản của cấp trên theo quy định của Học viện; kiểm tra thể thức văn bản của Học viện.
- Chuẩn bị các báo cáo, bài phát biểu của lãnh đạo khi có yêu cầu; chuẩn bị các điều kiện cần thiết cho Ban giám đốc Học viện đi công tác.
- Phối hợp với công đoàn và các đơn vị có liên quan tổ chức hội nghị công chức, viên chức hàng năm và các đại hội, hội nghị của Học viện.
- Tổ chức thực hiện công tác lễ tân, đón tiếp khách đến làm việc theo kế hoạch của Ban Giám đốc Học viện.
- Điều hành, quản lý xe ô tô, các phương tiện vận chuyển của Học viện.
- Tổ chức và thực hiện công tác chăm sóc sức khỏe, an toàn thực phẩm, vệ sinh phòng dịch bệnh của Học viện.
3. Công tác thi đua, khen thưởng, kỷ luật
- Tham mưu và thực hiện các công việc liên quan đến công tác thi đua, khen thưởng, kỷ luật theo quy định hiện hành của Nhà nước và Học viện; thường trực hội đồng thi đua khen thưởng của Học viện.
- Phối hợp với các đơn vị có liên quan thực hiện xét, tặng các danh hiệu cho viên chức: Nhà giáo ưu tú, Nhà giáo nhân dân, kỷ niệm chương…
- Xây dựng kế hoạch, biện pháp để thực hiện tốt công tác thi đua, khen thưởng của Học viện.
4. Công tác thanh tra, kiểm tra, kiểm soát nội bộ
- Xây dựng chương trình, kế hoạch thanh tra hàng năm trình Giám đốc Học viện phê duyệt.
- Tổ chức các họat động thanh tra theo sự chỉ đạo trong phạm vi, trách nhiệm quản lý của Giám đốc Học viện.
- Đầu mối công tác kiểm soát nội bộ, tổ chức kiểm tra kết quả tuyển sinh, tốt nghiệp các hệ đào tạo cấp bằng trong Học viện.
- Thanh tra việc thực hiện quy chế, quy định và nhiệm vụ được giao đối với các đơn vị, cá nhân thuộc Học viện.
- Tham mưu cho Giám đốc về công tác giải quyết các khiếu nại, tố cáo; phòng, chống tham nhũng theo quy định của pháp luật về phòng, chống tham nhũng.
- Là đầu mối phối hợp với cơ quan, tổ chức, đơn vị liên quan về công tác thanh tra.
- Tổng hợp báo cáo, tổng kết kinh nghiệm về công tác thanh tra; công tác tiếp dân, công tác giải quyết khiếu nại, tố cáo và công tác phòng, chống tham nhũng của Học viện theo quy định.
- Thực hiện chế độ báo cáo định kỳ hoặc theo yêu cầu về công tác thanh tra với Bộ Giáo dục và Đào tạo.
- Phối hợp với Ban Thanh tra nhân dân Học viện thanh kiểm tra tình hình thu, chi và sử dụng tài chính.
5. Công tác pháp chế
- Chủ trì hoặc phối hợp với các đơn vị trong Học viện góp ý đối với dự thảo văn bản của Học viện, dự thảo văn bản quy phạm pháp luật do các cơ quan khác gửi lấy ý kiến.
- Chủ trì hoặc tham gia soạn thảo, góp ý các quy định, quy chế theo sự phân công của Giám đốc Học viện.
- Chịu trách nhiệm thẩm định về mặt pháp lý đối với các thoả thuận, hợp đồng hoặc tài liệu mang tính cam kết với các đối tác trước khi trình ký.
- Tổ chức tuyên truyền, phổ biến, giáo dục pháp luật, nội quy, quy chế của Học viện cho viên chức, người lao động.
- Theo dõi, đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật của Nhà nước; văn bản quản lý, chỉ đạo, điều hành của Ban Giám đốc Học viện.
- Chủ trì, phối hợp với các đơn vị có liên quan tham gia xử lý, đề xuất, kiến nghị các biện pháp phòng ngừa, khắc phục hậu quả các vi phạm pháp luật, quy định, quy chế theo sự phân công của Giám đốc Học viện.
6. Công tác Quản trị, cơ sở vật chất
- Xây dựng, trình duyệt các Đề án khai thác, cho thuê, liên doanh, liên kết có sử dụng tài sản của Học viện theo quy định pháp luật; tổ chức các hoạt động theo Đề án, kế hoạch được duyệt; đảm bảo phục vụ kế hoạch chung của Học viện và tăng nguồn thu cho các hoạt động chuyên môn.
- Tham mưu sắp xếp, bố trí sử dụng cơ sở vật chất, tài sản, thiết bị giữa các đơn vị trong Học viện, đảm bảo khai thác, sử dụng hiệu quả.
- Tổ chức công tác quản trị văn phòng: cung cấp điện, nước, dịch vụ vệ sinh, bảo vệ, vận hành các tòa nhà; công tác phòng cháy chữa cháy, trông giữ các loại xe và phương tiện đi lại.
- Quản lý các loại hình dịch vụ ký túc xá, phòng nghỉ, căng tin, văn phòng phẩm, cửa hàng do Học viện tổ chức hoạt động.
- Xây dựng kế hoạch và triển khai việc mua sắm, trang cấp cơ sở vật chất, thiết bị, hoá chất, văn phòng phẩm, bảo hộ lao động của Học viện theo quy định hiện hành.
- Trực tiếp quản lý đất đai, ki ốt; toàn bộ tài sản, trang thiết bị trong các phòng họp, giảng đường. Đầu mối xử lý việc mất mát, hư hỏng tài sản của Học viện.
- Xây dựng, triển khai kế hoạch, dự án đầu tư xây dựng cơ bản, nâng cấp và sửa chữa cơ sở vật chất của Học viện; tham gia vào quá trình quản lý, giám sát thi công xây dựng cơ bản và nghiệm thu hoạt động.
- Tổ chức giám sát sử dụng, kiểm kê, đánh giá, thanh lý tài sản theo định kỳ và đột xuất.
- Thực hiện chế độ theo dõi hồ sơ, thống kê tài sản, báo cáo theo quy định hiện hành; quản lý quà tặng, giấy tờ có giá, bộ nhận diện thương hiệu Học viện.
- Lập kế hoạch và triển khai thực hiện công tác phòng chống cháy nổ, phòng chống bão lụt, tìm kiếm cứu nạn và giảm nhẹ thiên tai của Nhà trường.
- Đầu mối phối hợp với các đơn vị, công an, chính quyền địa phương trong các hoạt động gìn giữ trật tự, trị an, an toàn xã hội trong Học viện.
7. Nhiệm vụ trong lĩnh vực lưu trữ
- Xây dựng, trình Giám đốc Học viện phê duyệt văn bản hướng dẫn việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu.
- Thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu, thống kê, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ.
- Giao nộp tài liệu lưu trữ có giá trị bảo quản vĩnh viễn thuộc Danh mục tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử; tổ chức huỷ tài liệu hết giá trị theo quyết định của Giám đốc Học viện.
- Bồi dưỡng chuyên môn, nghiệp vụ lưu trữ cho các đơn vị trực thuộc Học viện.
- Bảo quản tài liệu lưu trữ, cơ sở vật chất, kỹ thuật và tài sản khác phục vụ lưu trữ theo quy định.
8. Đầu mối quản lý tài sản chung của Học viện; Quản lý và sử dụng có hiệu quả tài sản được giao theo quy định của pháp luật hiện hành và của Học viện.
9. Thực hiện các nhiệm vụ khác do Giám đốc Học viện giao.
