Một trong những nội dung được triển khai sớm là số hóa, thiết lập các đợt thi trên hệ thống chuyển đổi số. Trước đây, việc xây dựng các đợt thi cùng lập kế hoạch thi chủ yếu thực hiện bằng các bảng tổng hợp thủ công, việc theo dõi giữa các bộ phận chưa đồng bộ nên dễ xảy ra sai sót hoặc chậm tiến độ. Hiện nay, hệ thống phần mềm quản lý khảo thí cho phép theo dõi chi tiết từng đợt thi, tự động tích hợp điều kiện dự thi của sinh viên như điểm thành phần, học phí và các yêu cầu học tập liên quan. Nhờ đó, việc tra cứu, rà soát và xử lý dữ liệu được thực hiện nhanh hơn, hạn chế đáng kể tình trạng nhầm lẫn thông tin.

Hình ảnh Quản lý đợt thi trên hệ thống chuyển đổi số nội bộ của Học viện  

Bên cạnh đó, Học viện đã xây dựng hệ thống ngân hàng câu hỏi điện tử nhằm chuẩn hóa công tác ra đề thi. Hệ thống hỗ trợ nhập câu hỏi có công thức, hình ảnh và dữ liệu đa phương tiện; đồng thời tự động phân loại theo học phần, nội dung kiến thức và mức độ khó. Việc ứng dụng công nghệ giúp giảm nhiều thao tác thủ công trong quá trình xây dựng đề thi, đồng thời hỗ trợ giảng viên thiết kế đề thi cân đối và phù hợp hơn với chuẩn đầu ra học phần. Cơ chế phân quyền truy cập cũng được áp dụng chặt chẽ, bảo đảm tính bảo mật của ngân hàng đề thi trong toàn bộ quá trình quản lý và sử dụng.

Tạo bộ đề trên hệ thống chuyển đổi số  Đề xuất trực tiếp từ hệ thống CĐS 

Trong khâu tổ chức thi, việc ứng dụng công nghệ số đã tạo ra thay đổi rõ nét nhất. Lịch thi được cá nhân hóa trên tài khoản sinh viên, tích hợp chức năng nhắc lịch tự động trước giờ thi. Điều này giúp giảm đáng kể tình trạng nhầm lịch hoặc quên ca thi, vốn từng là vấn đề khá phổ biến trong các kỳ thi đông sinh viên. Đối với thi trực tuyến, phần mềm ThiOnline được tích hợp tính năng giám sát hành vi bất thường trong quá trình làm bài, hỗ trợ phát hiện nguy cơ gian lận và góp phần nâng cao tính nghiêm túc, công bằng của kỳ thi.

Phần mềm tổ chức thi trực tuyến –giám sát hành vi bất thường 

Song song với đó, hệ thống phân công và đăng ký coi thi điện tử cũng được đưa vào sử dụng. Phần mềm hỗ trợ phân bổ giám thị theo định mức, tránh trùng lịch và giúp cán bộ coi thi chủ động theo dõi lịch được phân công. So với cách điều phối thủ công trước đây, quy trình mới giúp giảm thời gian xử lý, đồng thời nâng cao tính minh bạch trong công tác tổ chức thi.

Đơn vị – Phân công, đăng kí coi thi theo quota – (sau khi các đơn vị đã hoàn thành công tác đăng ký ca coi thi) 

Một nội dung khác được sinh viên đánh giá tích cực là số hóa quy trình tiếp nhận và xử lý đơn từ. Thay vì nộp trực tiếp tại các phòng chức năng, sinh viên hiện có thể gửi đơn xin hoãn thi, phúc khảo, thi cải thiện hoặc các đề nghị liên quan thông qua hệ thống trực tuyến tích hợp trên tài khoản cá nhân. Các biểu mẫu được chuẩn hóa và thực hiện hoàn toàn trên môi trường số, giúp tiết kiệm thời gian đi lại và giảm thủ tục hành chính. Đặc biệt, sinh viên có thể theo dõi trạng thái xử lý hồ sơ theo thời gian thực và nhận thông báo tự động khi có thay đổi, qua đó tạo sự thuận tiện và tăng tính minh bạch trong quá trình giải quyết công việc.

Quy trình nộp đơn trực tuyến – xử lý hoàn toàn trên hệ thống –  minh bạch, tiện lợi cho sinh viên 

Đối với quản lý điểm, việc chuyển từ nhập điểm bằng Excel sang nhập điểm trực tuyến đã giúp hạn chế nhiều rủi ro kỹ thuật. Hệ thống có khả năng tự động tính toán, rà soát điểm chênh lệch, kiểm tra dữ liệu và đồng bộ kết quả với các đơn vị liên quan. Điều này không chỉ giảm áp lực cho giảng viên mà còn nâng cao độ chính xác của dữ liệu học tập, hạn chế tình trạng sai sót trong tổng hợp và lưu trữ điểm.

Điểm chấm thi của 2 giảng viên nhập trực tiếp trên hệ thống – HP Phân tích giới  

Ngoài chức năng quản lý, hệ thống số còn hỗ trợ phân tích dữ liệu học thuật. Các biểu đồ phổ điểm được thống kê tự động theo từng học phần, giúp bộ môn và giảng viên có thêm căn cứ để đánh giá mức độ phù hợp của đề thi, chất lượng giảng dạy cũng như khả năng tiếp thu của sinh viên. Đây cũng là nguồn dữ liệu quan trọng phục vụ công tác kiểm định và bảo đảm chất lượng đào tạo.

Biểu đồ phân tích phổ điểm học phần – dữ liệu trực quan hỗ trợ cải tiến giảng dạy 

Qua quá trình triển khai, có thể thấy chuyển đổi số đã góp phần thay đổi đáng kể phương thức quản lý khảo thí tại Học viện Phụ nữ Việt Nam. Nhiều quy trình trước đây phụ thuộc vào giấy tờ và thao tác thủ công nay đã được tự động hóa, giúp tiết kiệm thời gian, nâng cao độ chính xác và tăng tính minh bạch trong quản lý. Đồng thời, việc ứng dụng công nghệ cũng góp phần nâng cao trải nghiệm của người học và hỗ trợ hiệu quả cho công tác quản trị đại học.

Tuy vậy, quá trình chuyển đổi số vẫn còn một số khó khăn như hạ tầng công nghệ chưa thật sự đồng bộ, năng lực sử dụng công nghệ của một bộ phận cán bộ, giảng viên còn hạn chế và thói quen làm việc truyền thống vẫn chưa thay đổi hoàn toàn. Điều này cho thấy chuyển đổi số không chỉ là vấn đề công nghệ mà còn là quá trình thay đổi về tư duy quản lý và phương thức vận hành.

Trong thời gian tới, Học viện tiếp tục định hướng hoàn thiện hệ thống thi trực tuyến, nâng cấp hạ tầng công nghệ, tăng cường bồi dưỡng kỹ năng số cho đội ngũ và đẩy mạnh khai thác dữ liệu phục vụ quản trị đào tạo. Những kết quả bước đầu cho thấy chuyển đổi số đang trở thành động lực quan trọng góp phần nâng cao chất lượng khảo thí và thúc đẩy đổi mới giáo dục đại học theo hướng hiện đại, hiệu quả và bền vững.